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Le gérant de AdminiCom.fr pratique ce métier depuis plus de 20 ans et en connaît toutes les ficelles.

Comment avoir une qualite (presque) parfaite de distribution ?

Il faut savoir que la qualité parfaite, de manière systematique, est malheureusement inatteignable,on peut cependant s'en rapprocher , et c'est ce que nous vous proposons. Notre but est de dépasser les 99% de boîtes aux lettres atteintes, hors boîtes non distribuables et fausses plaintes de non distribution. Ce but peut être atteint dés la troisième distribution.

 

Deux types de structures peuvent proposer cette qualité:

D'abord, des structure de taille tres réduites (artisanales, 5 persones maximum) 

Le fait que les collaborateurs sont soit des proches, quils sont sous etroite surveillance du patron,
qui en general distribue lui-meme, fait que ces structures ont souvent une grande qualite de distribution.

Les inconvénients sont que la capacite de traitement est limitée, les réactions en cas de plainte pas toujours immediates etc..

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COMMENT REUSSIR LA DISTRIBUTION DE SON JOURNAL MUNICIPAL ?

La distribution du journal ou de la gazette municipale donnent parfois lieu à es psychodrames ou tout au moins à des désagréments récurrents.

Quoi de pire que de passer du temps à rédiger du contenu, faire des articles et reportages pour s’entendre dire ensuite par les habitants qu’ils n’ont pas reçu le journal , voir pire, ne le reçoivent jamais? 

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La distribution du journal ou de la gazette municipale donnent parfois lieu à es psychodrames ou tout au moins à des désagréments récurrents.

Quoi de pire que de passer du temps à rédiger du contenu, faire des articles et reportages pour s’entendre dire ensuite par les habitants qu’ils n’ont pas reçu le journal , voir pire, ne le reçoivent jamais? 

Le journal municipal devient parfois un moyen pour des opposants de faire croire que l’argent des administrés est mal utilisé,

la commune mal gérée y compris pour l’information municipale. Un véritable délire collectif peut s’organiser autour de cette diffusion réputée de mauvaise qualité...

Parfois, des individus déséquilibrés ou de mauvaise foi jurent ne pas recevoir le journal, alors que tous les mois, ils le mettent discrètement à la poubelle dés réception. Certains essayent même de convaincre leurs voisins que si ceux-ci l’ont reçu, c’est parce qu’ils l’ont mis eux-même dans la boîte, et non pas la société chargée de la distribution !!!

Comment éviter que le chaos et l’anarchie ne s’installent autour de la diffusion de votre journal. Voici les 10 règles incontournables.

Règle numéro 1 : Bien choisir son distributeur.

Facile à dire. Comment faire ? Privilégier des acteurs locaux, de petite ou moyenne taille. Eviter tous acteurs régionaux ou nationaux totalement incapables de se    sur les exigences d’une distribution de supports municipaux (livraison au dernier moment, délais courts, qualité à 100%, etc).

Règle numéro 2 : éviter les marchés.

Les marchés à l’année ou sur 2 ou 3 ans ne correspondent pas à la réalité de distribution des supports municipaux. Une société bonne pendant un temps peut voir la qualité du travail effectué se dégrader très rapidement en fonction des changements dans le personnel. De plus, il est totalement impossible de faire apparaitre dans un marché si la société est capable ou pas de réaliser une distribution de qualité. Seules les références peuvent donner une indication partielle de cette capacité.

Règle numéro 3 : avoir des dates fixes de distribution.

Rien de pire que de distribuer à des dates différentes dans le mois ! Les administrés s’habituent à l’avoir à une certaine date, ne l’ayant pas, croient qu’il n’est pas distribué et se plaignent. Puis d’autres de mauvaise foi en rajoutent… De même, dans la mesure du possible, il faut éviter de distribuer à cheval sur un week-end. En effet, si certains ont reçu le journal et d’autres pas, ceux qui ne l’ont pas reçu risquent de se sentir floués  ou croire qu’on les a oublié.

Règle numéro 4 : bien communiquer avec son prestataire

Pour le prestataire, rien de pire qu’une mairie qui lui dit que la distribution a été mal faite sans pouvoir lui donner une liste précisé de ce qui est censé ne pas avoir fait !! Un cauchemar et le sentiment frustrant de travailler pour des incapables. Il faut donc relever les adresses précises des plaignants, briefer les diverses personnes amenées à réceptionner ces plaintes, éventuellement mettre un espace dans le site de la mairie pour les gérer, ou un encart dans le journal avec un numéro ou un mail de plaintes.

Règle numéro 5 : mettre en place une politique de contrôle intelligente et efficace


Ceci n’est possible que si la règle numéro 4 a été respectée. Dès que le prestataire est en possession de la liste des plaintes, il doit effectuer un contrôle. Il doit contrôler que la distribution a été faite dans la totalité de la rue incriminée, en demandant aux autres habitants s’ils ont reçu le journal, s’ils peuvent en décrire le contenu ou le montrer au contrôleur. Si la rue n’est pas faite, il faut étendre le contrôle a toutes les rues environnantes jusqu’à ce que l’on ai circonscrit précisément le secteur non distribué. Un contrôle téléphonique peut également être réalisé. Pour un journal municipal, il est possible de contrôler même 15 jours après la date de distribution. Pour une simple lettre ou carte, il faut agir plus vite, car les gens oublient vite…


Règle numéro 6 : agir vite en cas de défaut constaté


Les pompiers le savent : quand il y a un incendie, il faut agir vite. C’est pareil quand la distribution du journal municipal a foirée ! La redistribution doit être immédiate. Les correctifs d’une précision chirurgicale pour éviter une double distribution.
Evidemment, si le prestataire a benné la totalité des journaux, cela se complique….


Règle numéro 7 : traiter les cas de mauvaise foi


Il existe des psychopathes de la plainte, en particulier pour l’activité de distribution de journaux municipaux où ils savent qu’il est toujours difficile d’apporter une preuve de réalisation du travail. Ils se répartissent en deux catégories : des opposants à l’équipe municipale, prêts à faire feu de tout bois, des malades ayant un besoin compulsif de se plaindre, e critiquer la mairie, de dire que l’argent des impôts est dilapidé..Il faut contrer ces individus :

  • En filmant le dépôt du journal dans la boîte aux lettres
  • En les confrontant à la liste de leurs voisins immédiats recevant toujours le journal
  • En sonnant pour leur remettre personnellement le journal

Après avoir été confondus, confrontés à leur mensonge, il est probable qu’ils se feront plus discrets…


Règle numéro 8 : back-office


Assurez-vous que votre prestataire est capable de répertorier toutes les difficultés et de les reporter sur un plan. Qu’il est capable de sectoriser la ville pour communiquer avec vous et avec ses salariés. Ce serait dommage de faire éternellement les mêmes erreurs, non ?


Règle numéro 9 : Bien payer son prestataire


Pas de secret, le moins bien c’est payé, le moins on a de chances que ce soit bien fait ! En secteur urbain n’essayez pas de descendre en-dessous de 80 € les mille ! En secteur rural ou semi-rural, ne visez pas en-dessous de 150 € les mille !


Règle numéro 10 : Attendre le troisième passage pour se former une opinion sur le prestataire.


Lors d’un premier passage, le prestataire sera confronté à des difficultés inconnues qui rendront difficile une exécution à 100%. Le deuxième passage devrait lui permettre de résoudre une part importante des problèmes rencontrés. Si au troisième passage son travail s’avère toujours imparfait, alors il faut malheureusement se rendre à l’évidence : vous n’avez pas encore trouvé la perle rare…

Comment réussir son plan de communication annuel ?

Réussir son plan de communication annuel n’est pas une mince affaire. Cela nécessite de consacrer du temps en avance, temps que l’on récupèrera largement par la suite ! Comptez d’abord une bonne journée pour définir les messages que vous souhaitez faire passer au cours de l’année. Information générale (magazine), informations ponctuelles (travaux, réunions), informations saisonnières (fêtes, vœux, rentrée), bref quel types d’info et quelle périodicité envisagez-vous ?...

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Réussir son plan de communication annuel n’est pas une mince affaire.

Cela nécessite de consacrer du temps en avance, temps que l’on récupèrera largement par la suite !

Comptez d’abord une bonne journée pour définir les messages que vous souhaitez faire passer au cours de l’année.

Information générale (magazine), informations ponctuelles (travaux, réunions), informations saisonnières (fêtes, vœux, rentrée), bref quel types d’info et quelle périodicité envisagez-vous ?

Une fois en possession de vos éléments de stratégie, notre agence vous fera des propositions de types de supports, grammage, pagination et vous établira un devis approximatif. Un deuxième choix sera souvent nécessaire ^pour ajuster le budget…

Le plan se matérialise par un rétro-planning et un budget qui essaient de coller le plus possible à la réalité. Parfois, il est intégralement respecté !

Comment qualifier vos fichiers d’entreprises ou d’habitants ?

Ceci est largement un secret.  Il existe des logiciels très poussés qui permettent de qualifier un fichier d’adresses mail. Il est essentiel de savoir néanmoins qu’il est interdit de s’adresser à un particulier par voie électronique si celui-ci n’a pas donné son accord PREALABLEMENT. Il faut donc mettre en place une stratégie de récupération d’adresses mail auprès des administrés

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Ceci est largement un secret. 

Il existe des logiciels très poussés qui permettent de qualifier un fichier d’adresses mail. Il est essentiel de savoir néanmoins qu’il est interdit de s’adresser à un particulier par voie électronique si celui-ci n’a pas donné son accord PREALABLEMENT.

Il faut donc mettre en place une stratégie de récupération d’adresses mail auprès des administrés.

Ceci peut se faire par des campagnes de boitages avec formulaire proposant aux administrés de laisser leurs coordonnées électroniques, ou encore par le biais du site de la mairie.

Les habitants sont en général friands des newsletters de leu mairie !!!!

Pour ce qui est des entreprises, rine ne vous interdit de vous adresser à elles par voie électronique !

ET NOUS SOMMES EN MESURE DE RECUPERER LA QUASI TOTALITE DES ADRESSES MAILS DES ENTREPRISE DE VOTRE CIRCONSCRPTION ! Comment ? Ca c’est un secret, désolé !


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